Constituer son dossier d’admission en EHPAD

Le dossier d’admission en EHPAD est un formulaire cerfa comprenant un volet médical et un volet administratif. Il est préalable à toute demande de sollicitation pour l’accueil, temporaire ou permanent en maison de retraite médicalisée. Depuis 2012, toutes les demandes d’admission en EHPAD en France métropolitaine se font via un modèle unique : le cerfa n°14732*03 disponible en ligne sur le site du gouvernement.

Les informations administratives

La partie administrative du dossier d’admission est à remplir par la personne âgée, son aidant ou son représentant légal.
Cette partie contient :

• le type d’hébergement (permanent ou temporaire) désiré,
• le type d’accueil désiré (accueil de jour ou de nuit),
• l’état civil de la personne concernée,
• la situation familiale,
• le lieu de résidence actuel,
• les prestations déjà reçues (HAD, SSIAD, accueil de jour, etc.),
• les personnes à contacter en cas de besoin,
• les mesures de protection juridiques établies,
• les coordonnées du médecin traitant,
• les ressources financières de la personne à accueillir (revenus et aides sociales).

Les informations médicales

La partie médicale du dossier d’admission en EHPAD est à remplir par le médecin traitant ou un autre médecin. Elle comprend un questionnaire de 4 pages sur l’état de santé de la personne âgée, son niveau d’autonomie et ses antécédents médicaux.
Ce questionnaire, ensuite validé par le médecin coordonnateur de l’établissement, aidera à déterminer les besoins en soin et en accompagnement du futur résident.

Les pièces justificatives

Vous devez enfin compléter ce dossier avec plusieurs pièces justificatives :

• la photocopie de la carte nationale d’identité ou du passeport,
• la photocopie du livret de famille,
• la photocopie de la carte de séjour (pour les étrangers),
• la photocopie d’attestation de carte vitale ou d’attestation de la CMU (Couverture Maladie Universelle),
• la photocopie de la carte de mutuelle ou de l’attestation CMUC (Couverture Maladie Universelle Complémentaire),
• les justificatifs attestant du montant de la retraite (ou autre revenu),
• la photocopie du dernier avis d’imposition (ou de non-imposition),
• la notification du Conseil Départemental du droit à l’aide sociale (le cas échéant),
• la notification de l’Allocation Personnalisée d’Autonomie à domicile (le cas échéant),
• la photocopie de l’ordonnance de jugement de mise sous protection juridique (le cas échéant).

Afin de faciliter les démarches, le dossier d’admission en EHPAD n’est à remplir qu’une seule fois et peut être photocopié si vous souhaitez déposer une demande dans plusieurs établissements.

Le montage du dossier d’admission

Les établissements Korian s’engagent à apporter une réponse à votre demande dans les meilleurs délais, quel que soit le type d’hébergement (permanent ou temporaire : court, moyen ou long). Nous mettons en place pour vous aider un parcours d’admission simplifié et vous accompagnons durant vos démarches afin de faciliter au maximum les procédures d’accueil, de vous faire gagner un temps précieux et de répondre à toutes les questions qui peuvent vous animer lors de cette étape.
Les équipes administratives de nos maisons se tiennent également disponibles pour vous accompagner dans toutes les démarches administratives et organisationnelles du futur résident (mise en place d’un dossier APA, mise à jour du GIR, organisation des transports, etc.).

Nous nous déplaçons également au lieu de résidence de la personne âgée afin de préparer au mieux son accueil dans nos établissements.

La validation du dossier d’admission 

La validation du dossier d’admission en EHPAD se fait suite à une visite de préadmission organisée avec le médecin coordonnateur, le directeur ou responsable de l’établissement, et le psychologue. Le futur résident y découvre son nouveau lieu de vie, et le personnel s’assure de son envie à venir y résider, et de l’adaptation du lieu à ses besoins de soins et d’accompagnement.
  
Une fois le dossier accepté, la personne âgée signe un contrat de séjour avec la maison de retraite, comprenant les conditions de son séjour, l’offre choisie, la nature et le coût des prestations, les modalités de prise en charge du résident, la charte des droits et libertés des personnes accueillies, et le livret d’accueil.
Les maisons de retraite Korian mettent ensuite en place un projet de vie, un plan de restauration, et un parcours de soin personnalisé et adapté aux capacités physiques et cognitives du résident, ainsi qu’à ses objectifs, son niveau d’autonomie, son rythme de vie, et ses souhaits.

En cas de refus de dossier

Dans certains cas, le dossier d’admission en EHPAD peut être refusé :

• l’établissement n’est pas adapté aux besoins de la personne âgée,
• les ressources de la personne et de ses obligés alimentaires sont insuffisantes,
• la personne bénéficie de l’ASH mais il n’y a pas de place habilitée à l’ASH dans l’établissement, 
• la personne est âgée de moins de 60 ans (âge minimal requis) et n’a pas de dérogation d’âge.

Dans ces cas très particuliers, les équipes Korian accompagnent et conseillent la personne âgée et sa famille sur une structure d’accueil plus adaptée à sa situation et à ses besoins particuliers.

L’entrée en maison de retraite est une nouvelle étape importante qu’il est normal d’appréhender. Vous pouvez compter sur l’engagement et l’attention de toute notre équipe. Nous préparons, en lien avec vos proches, une arrivée en douceur en nous adaptant aux habitudes et aux envies de chaque résident pour les aider à se sentir bien dans leur nouvelle maison.