Directeur en EHPAD : son rôle et ses missions

Le directeur d’EHPAD (établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes) est responsable de la gestion globale de la structure dans laquelle il travaille. Pour assurer le bon fonctionnement de l’établissement, garantir la qualité de la prise en charge et le bien-être des résidents, le directeur doit posséder de nombreuses casquettes. « Les journées ne se ressemblent pas ! », souligne Océane DAMOUR.

Voici un aperçu des grandes responsabilités de la directrice au sein de son établissement La Seillonne.

La qualité des soins et des services

« En tant que directrice, j’ai tout d’abord des responsabilités vis-à-vis des résidents et de leur famille. Je suis garante de la bonne prise en soin de chaque résident. En collaboration avec le personnel soignant (le médecin coordonnateur, l’infirmière coordonnatrice et les équipes), je veille à la qualité des soins dispensés à chaque résident. Le directeur est le premier interlocuteur des résidents et des familles, il doit s’assurer de répondre à leurs besoins et créer une réelle relation de confiance. »

L’application des règles de droit

« Au quotidien, j’applique le droit du travail pour les salariés. Le droit concerne également les résidents, puisque chacun d’entre eux possède des droits fondamentaux. Et il est aussi de ma responsabilité de garantir leur respect. Il s’agit par exemple du droit des résidents d’aller et de venir librement, du droit au respect de leur dignité, de leur intégrité, de leur vie privée et de leur sécurité. »

La gestion des installations et de la sécurité

« L’une des grandes responsabilités du directeur est de superviser l’entretien des locaux et des équipements, mais aussi d’assurer la sécurité des résidents et du personnel. La force stratégique d’un directeur consiste à savoir bien s’entourer, car il ne peut pas tout maîtriser ni tout savoir : j’ai ainsi plusieurs collaborateurs qui m’assistent sur des missions précises. Nous avons par exemple un responsable technique et maintenance sur site qui veille au bon fonctionnement des installations et assure toutes les opérations en lien avec la maintenance et la sécurité des équipements. »

La gestion de l’établissement

« J’élabore et je gère le budget de l’établissement tout en maintenant la qualité des services proposés. Pour réaliser tout ça, je bénéficie du soutien de mes collaborateurs des services supports, que ce soit au sein de l’établissement ou du siège. L’appui de ma directrice régionale, Laurie-Anne LUSSEAUD, s’avère aussi essentiel. Je sais que je peux compter sur elle pour son appui et sa supervision au quotidien dans de nombreux domaines : partage de situations délicates à traiter, conseils techniques, grandes décisions…... »

Le respect des normes et des réglementations

« Chaque EHPAD dépend d’une agence régionale de santé (ARS) et d’un Conseil départemental. Le directeur est là pour répondre à toutes leurs interrogations et à leurs contrôles. Je participe également à la démarche qualité de l’établissement. De nombreux protocoles sont à respecter au quotidien, comme la déclaration d’un événement indésirable grave. Notre force chez Korian, c’est que tous nos protocoles et procédures sont mis à jour régulièrement par la cellule de gestion des risques du siège. Par exemple, lorsque nous sommes en période de canicule ou de grand froid, nos protocoles sont prêts, nous savons quoi faire, nous pouvons être réactifs et agir rapidement en situation d’urgence. »

La communication régulière auprès des familles

« À chaque événement sur l’établissement, je communique avec transparence auprès des familles. L’infirmière coordinatrice les contacte également dès que cela est nécessaire. Nous veillons à informer autant que possible les familles sur ce qu’il se passe dans l’établissement, cela les rassure, c’est notre responsabilité. Nous avons également un super outil chez Korian, il s’agit de l’application Korian Famille. Grâce à cette application mobile, tous les proches peuvent publier des photos de leur quotidien. Chaque mois, nous imprimons ces photos sous la forme d’un journal que nous remettons au résident. Du côté de l’établissement, nous publions les menus du restaurant, les photos des événements et des activités. Cela plaît beaucoup, aussi bien aux résidents qu’aux proches ! »
 

Les défis d’un directeur d’EHPAD au quotidien sont nombreux. Pour Océane DAMOUR, les deux plus grands défis sont d’assurer la satisfaction de toutes les parties prenantes et de faire rayonner l’établissement sur tout le territoire. Ces deux défis étant étroitement liés.

Assurer la satisfaction de tous

Prendre soin des résidents, créer un environnement qui favorise le bien-être et s’assurer de la qualité des soins proposés sont les priorités du Directeur d’EHPAD et de ses équipes, mais ce n’est pas tout…

Il est également important de s’assurer de la bonne satisfaction des familles. Océane DAMOUR explique qu’il est possible qu’un résident et sa famille aient des ressentis différents, c’est pourquoi il est essentiel d’être transparent dans toutes les actions entreprises, de fournir des informations claires et de communiquer au maximum. « Apporter une écoute attentive aux familles, répondre à leurs questions et les impliquer dans le quotidien des résidents par divers événements est primordial, souligne la directrice. »

Océane DAMOUR nous donne quelques exemples d’événements organisés au sein de son établissement au cours desquels les familles sont toujours invitées : des cocktails de bienvenue pour présenter les nouveaux collaborateurs, des goûters d’anniversaire pour chaque résident, des lotos, des sorties… La directrice ajoute que le métier de directeur d’EHPAD est un métier de terrain, d’échanges et d’écoute, il est important d’être omniprésent auprès des résidents et des familles.

Enfin, assurer une bonne satisfaction des collaborateurs de l’établissement qui prennent soin chaque jour des résidents est tout aussi important. La directrice de la Seillonne explique que son rôle de directrice est aussi de « prendre soin de ceux qui prennent soin ». Des équipes bien dans leur travail et épanouies sont dans les meilleures conditions pour offrir une prise en charge optimale aux résidents.

Faire rayonner l’établissement

S’assurer de la bonne satisfaction des résidents, de leurs familles et du personnel participe indéniablement au rayonnement de l’établissement sur tout le territoire et contribue à sa bonne réputation.

Océane DAMOUR explique qu’il est important de montrer au grand public ce qui se passe dans les maisons Korian et qu’il y fait bon vivre. Des actions de communication sont mises en place pour faire connaître la qualité des services proposés et l’exigence de l’établissement. Cela est notamment le cas lors d’événements festifs organisés au sein de La Seillonne, pour lesquels la directrice n’hésite pas à inviter la presse. Elle ajoute qu’aujourd’hui Internet et les réseaux sociaux sont des outils formidables sur lesquels communiquer pour faire valoir les maisons Korian.

De plus, des audits qualité réguliers aussi bien en interne qu’en externe sont réalisés. Ils permettent de rendre compte officiellement de la qualité des soins, du niveau de qualité des services ou encore de l’engagement quotidien des équipes dans la prise en soin des résidents. « Un audit de l’AFNOR nous a notamment certifié ISO 9001. » Cette certification est une reconnaissance officielle, elle démontre le savoir-faire, l’engagement et la maîtrise des processus au sein de l’établissement, tout au long du parcours de soin du résident. « Il est important pour nous de communiquer ces résultats aussi bien en interne qu’en externe et d’en informer les familles. »

Le directeur travaille en étroite collaboration avec tout le personnel de l’établissement. S’entourer de professionnels qualifiés et engagés est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de l’établissement et offrir des services de qualité aux résidents.

Comme le rappelle Océane DAMOUR, c’est un travail d’équipe ! « J’ai la chance d’avoir un comité de direction, composé d’un médecin coordonnateur, d’une infirmière coordonnatrice, d’une responsable hébergement et d’une adjointe de direction qui me soutiennent au quotidien dans mes décisions et me permettent de tout mener de front. »

De nombreux temps d’échanges, de transmissions et de réunions sont organisés avec tous les membres du personnel. Il est important de les impliquer sur tout ce qui se passe dans l’établissement. Ils sont informés des réclamations, mais aussi des remerciements : « lorsque je reçois un remerciement de la part d’une famille, j’aime prendre le temps d’aller le lire aux équipes. La reconnaissance de leur travail est cruciale pour maintenir la motivation ».

La directrice veille également à créer un environnement de travail positif et à la cohésion de ses équipes. Ainsi, des goûters entre collègues sont organisés chaque mois pour leur permettre de se détendre et d’échanger entre eux de manière plus informelle. Des sorties d’équipe auxquelles tous les membres de l’établissement sont conviés sont régulièrement prévues pour souder les équipes et créer des liens : « notre prochaine sortie tous ensemble est prévue pour le mois prochain, nous nous retrouverons au restaurant puis poursuivrons la soirée sur un karaoké ! »

Enfin, Océane DAMOUR explique que ce qu’elle aime particulièrement dans la relation avec ses équipes, c’est de faire monter en compétences les collaborateurs qui l’entourent. « Voir la réussite de mes collaborateurs m’apporte une grande satisfaction et un sentiment d’accomplissement. »

Pour fournir une prise en soin optimale à chaque résident, le directeur et son équipe s’assurent chaque jour que le plan de soin du résident soit bien respecté. Chaque résident bénéficie d’un projet d’accueil personnalisé (PAP), également appelé projet personnalisé (PP), qui est réglementaire. Ce projet personnalisé permet de définir précisément l’ensemble des besoins du résident en matière d’accompagnement et d’assistance. Il est construit en prenant en compte les goûts, les souhaits et les centres d’intérêt de la personne âgée, mais aussi de ses capacités, de ses besoins ainsi que ses risques médico-soin.

Les échanges réguliers, qu’ils soient informels, lors des repas des résidents par exemple, ou plus formels, lors des réunions CVS organisées avec les familles, permettent aussi de se rendre compte de la qualité des soins et services fournis et de les améliorer en continu.

La formation continue du personnel soignant et le rappel des bonnes pratiques au quotidien sont également essentiels pour maintenir une prise en charge optimale de chaque résident.

Enfin, Océane DAMOUR explique que chaque établissement bénéficie du soutien d’un responsable soin régional, qui réalise régulièrement des audits qualité dans l’établissement. Les retours d’audit sont l’occasion pour toutes les équipes de s’améliorer en continu et de faire évoluer leurs pratiques afin d’offrir la meilleure prise en soin possible aux résidents.